Digitala möten med Rotary i distrikt 2360

I spåren av Corona har våra klubbmöten i Rotary ställts på prov. En del klubbar har redan börjat med digitala möten och en del har till och med hybridmöten, där man kombinerar ett fysiskt möte med deltagare digitalt.
Hybridmöten kan bli uppskattade om man tänkt till med extra kamera, placering i rummet och resurser som ser till att allt upplevs och fungerar bra.
Dessutom kan hybridmöten vara det nya Rotary när vi går tillbaka till våra ordinarie möten, alltifrån egna klubbmedlemmar som inte kan närvara fysiskt till gäster från andra klubbar.
Det finns inget krav på klubbar att arrangera digitala möten, men det är så klart trevligt om vi kan hålla klubbarna vid liv. En viktig del av vårt fina nätverk är ju kamratskapen och det personliga mötet vilket blir möjligt med digitala möten.
Utöver klubbmötena kan det vara en fördel att använda de digitala mötesplattformarna från styrelsemöten till kommittémöten för att inte klubbens verksamhet helt ska avstanna. De digitala mötena kan även vara en bra kontaktform med de äldre medlemmarna i klubben till att arrangera aktiviteter som stöd för samhället.
Om man som klubb väl bestämt sig för att pröva den digitala tekniken, är det viktigt att ha tålamod och pröva sig fram för rätt former. Alla har inte kunskaper med tekniken och en del kanske inte har varken dator med kamera eller en smartphone.
När man väl bestämt sig för att börja med digitala möten är det dags att välja plattform, det finns en mängd tjänster att välja mellan, alltifrån gratis till betaltjänster. En av de mest populära just nu är Zoom.
Här följer länkar till några av de mer vanliga tjänsterna:
-       Google Hangouts:      https://hangouts.google.com/
-       Skype:                          https://www.skype.com
-       Microsoft Teams:       https://teams.microsoft.com
-       Go to Meeting:            https://www.gotomeeting.com
-       Zoom:                           https://www.zoom.us/
För tjänsten Zoom har Rotaryklubbar 20% rabatt genom Rotary Global Rewards, https://tinyurl.com/shnpkuf.
Beroende på hur ni tänker använda tjänsten och hur framgångsrikt det blir kan en bra start vara att börja med ett månadsabonnemang även om årsabonnemang ger ännu mer rabatt.
I samband med att ni bjuder in till era möten, tänkt på att länkar och lösenord kan användas av fel personer, vill ni ändå lägga ut länkar till mötet, följ då instruktioner för ökad säkerhet som varje tjänst brukar ha publicerat och fundera på hur ni kan kontrollera vilka som ska delta på mötet. Det finns alltid en risk att deltagare som inte behärskar tekniken kan tycka att registreringar, lösenord osv. för att höja säkerheten är krångligt och undviker att delta på mötet. Lagom säkerhetsnivå är att rekommendera.

Några goda råd och tips för digitala möten

• Ha tålamod och respekt för att alla inte behärskar tekniken, börja gärna mötena med en incheckning i 5 – 10 minuter så att alla som behöver kan få hjälp med inställning av ljud och bild. Ett annat alternativ är att arrangera 1 – 2 st testmöten om 15 – 30 minuter innan klubben startar upp sina digitala möten för att få användarna att känna sig mogna att använda tekniken, alltifrån programvara till funktioner.
• För den bästa upplevelsen rekommenderas att alla använder video, för att på så sätt få känslan av att man är på samma möte. Ibland kanske det inte är möjligt för att deltagaren varken har en Internetuppkoppling eller utrustning som tillåter att ansluta, använde då ett uppringningsalternativ. Uppmuntra dock till att använda video.
• Precis som med traditionella klubbmöten är det viktigt att det finns en agenda för mötet och vem som håller i mötet. En fördel är   om Presidenten kan leda mötet som facilitator och att det finns någon annan i klubben som agerar mötesvärd (host). Skilj på diskussionsmöten och föreläsning, vid föreläsning är det lämpligt att tysta ner deltagarna för att ge fokus till föredragshållaren, om det finns frågor så kan man använda chat eller räcka upp handen som sådan funktion finns
• Vid diskussioner, uppmana alla att delta i mötet på ett rättvist sätt. Låt ingen få dominera mötet, lyssna klart på den som talar innan nästa går på. Vill man höra allas åsikter kan man använda sig av att lyssna runt bordet, där Presidenten utifrån deltagarlistan ber var och en i tur och ordning att säga något.
• När teknikmognaden finns rekommenderas även att använda undersökningsverktyg för omröstningar, feedback m.m. som kan ge ett mer dynamiskt möte när så är möjligt.
• Ta gärna in feedback efter mötet från deltagarna, vad gick bra och vad kan utvecklas.
• Rotarys e-clubbar
• I Sverige finns än så länge 2 st e-clubbar av totalt 295 st, gå till https://my.rotary.org/en/search/club-finder och använd e-club längst ner i menyn. Kanske kan det bli fler med den erfarenhet vi nu skaffar oss.

På rotary.org finns även information om e-clubar:

-        https://www.rotary.org/en/how-take-your-club-online
-        https://my.rotary.org/en/learning-reference/learn-topic/online-club-meetings

Läsvärt om digitala möten

-     4 tips som håller videokonferensen säker,
       https://internetstiftelsen.se/nyheter/4-tips-som-haller-videokonferensen-saker/

-       Välj rätt videokonferens
        https://internetstiftelsen.se/nyheter/valj-ratt-videokonferenstjanst/ 
Om klubben behöver mer hjälp kan man alltid vända sig till Rotary IT Support, it-samordnare.2360@rotary.se, med frågor. Supportgruppen håller för tillfället på att testa olika webbmötesprogram och man är även beredda att vara värd för ett första zoommöte i er klubb. 
Rotary Distrikt 2360, Per Frykner AG Reg 2